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              五分鐘商學院||243 如何用避免與懶惰握手言和?

              十方苑 2021-10-07 15:55:59

              五分鐘商學院

              精彩內容

              第四十九周:自我提升常用工具

              1、搜索工具

              2、郵箱日歷聯系人

              3、協同軟件

              4、休息運動

              5、我的一天

              今天,我們先來做個小小的復盤。

              你在某個會上,給負責產品的副總裁交代了一個任務:去德國考查。某天你問他進展如何,他說:“???我正忙著質量改進,還沒空想這件事,真要去考查???”交代的事情,沒有下文,怎么辦?

              我在第223課教過你一個“方法”:PDCA循環,可以避免石沉大海,和拳頭打在棉花上的無力感。

              你把目標分解成任務,把任務分配給員工。任務結束后,你對結果不滿意。你說打個分吧。滿分1分,你只打了0.3分,但員工給自己打了0.9分。為什么會這樣?這是大家對任務,和完成任務的標準認識不統一。怎么辦?

              你可以直接點擊標題,回看223期內容

              223|PDCA循環:交代給你的事辦完了,就不能回個話么?

              概念

              ??協同軟件

              我在第222課教過你一個“方法”:SMART原則,可以砍掉模棱兩可,砍掉標準爭議,砍掉不切實際,砍掉無關目標,砍掉無限拖延,讓“一千個人心中的一千個哈姆雷特”,變成同一個。

              你特別想自律,也特別想借助“他律”的方法,把最后期限作為第一生產力,一段一段地沖刺馬拉松,但你和你的團隊,總是與自己的懶惰握手言和。怎么辦?

              我在第233課教過你一個“方法”:Scrum方法,可以把一次漫長的長跑,分割成一段段全力以赴的沖刺,通過流程提高效率。死磕自己,不僅是一種精神,更需要一套方法論。

              怎么樣?PDCA循環,SMART原則, Scrum方法,是不是簡直就是神器?但你聽完這三課,深受觸動之后,是不是到今天都沒有行動呢?

              為什么會這樣?

              這世上的工具,分為兩種,一種是想用就用“主動工具”,比如螺絲刀。想用就拿出來,不想用,也可以不用。另一種是不用不行的“被動工具”,比如流水線。配件在傳送帶上一直往前走,你無法叫停整體進度,唯有配合。

              PDCA循環,SMART原則, Scrum方法,都是主動工具。只有把這些主動工具,放到“協同軟件”這樣流水線一樣的“被動工具”上,才能讓所有人的個體進度,服從整體進度,高效向前。

              你可以直接點擊標題,回看222期和233期內容

              222|SMART原則:有“OKR”這把刀,更要有“SMART原則”這套刀法

              233|Scrum:"死磕自己"是種精神,但更是種方法

              運用

              使用協同軟件提高團隊的協作效率

              天,我就給你介紹一款我正在使用的協同軟件:Teambition。

              首先,還是要聲明,我在介紹這款工具前,并不認識Teambition團隊,介紹后,也不會獲得任何廣告費。我只是以它為例,介紹“協同軟件”的價值。

              • 第一、自動化的PDCA循環。

              你突然有個想法,想安排同事去做,你當然可以用微信,說一段語音,或寫兩句文字。但是,這樣會有兩個風險。第一:你會忘掉;第二:他會忘掉。你們很可能都不會“主動”想起來。

              那怎么辦?在Teambition中,創建一個“任務”,設好3W(Who do What by When),也就是:任務內容,執行者,和截止時間。

              你的同事收到“新任務提醒”后,還可以把它從“待處理”泳道,拖到“進行中”泳道?!坝镜馈?,是協同軟件中的黑話,意思是一個個步驟,就像泳池的一條條獨立泳道。所有任務,最終只能被完成,或者被取消,不能被忘掉。


              • 第二、強制化的SMART原則。

              在Teambition或者類似的協作軟件中,你都可以設定每個任務的“截止時間”,這就強制設定了SMART原則中的T:Time-Based(有時間限制的)。

              你還可以在任務模板里,專門定義S-M-A-R四個字段,要求每一項任務,都強制符合SMART原則,否則無法創建。

              • 第三、可視化的Scrum方法。

              還記得在Scrum這一課,我提到的“看板”嗎?我把辦公室的一面白板,做成了Scrum沖刺看板,團隊每天站在看板前,開15分鐘的“每日站會”。

              但是,今天我們講到“協同軟件”,你可以選擇不用白板做看板了,你可以用軟件。用軟件替代白板最大的好處,是把Scrum的沖刺看板,從人挪便簽的“主動工具”,變成了軟件提醒的“被動工具”??梢暬?,效率,都有極大提高。

              當然,除了Teambition,還有很多不錯的“協同軟件”,比如Trello,Worktile,Tower,都各有特色。比如Tower在與微信的結合上做得更好。你可以根據自己的情況,選擇使用。

              但是,不管用哪個,使用“協同軟件”的目的,始終是提高團隊的協作效率。慢慢探索,它們可以幫你解決至少5個問題:

              1)人工管理成本高,工作反饋有延誤

              2)口頭布置工作,理解不透徹,容易遺漏,無據可依,無法問責

              3)工作分解,多人執行,無法追蹤

              4)無法了解間接下屬的工作情況

              5)計劃趕不上變化,過程不可控

              小結

              認識協同軟件

              PDCA循環,SMART原則, Scrum方法,這些工具都很有用。但是,只有把這些主動工具,放到“協同軟件”這樣流水線一樣的“被動工具”上,才能讓所有人的個體進度,服從整體進度,高效向前。

              我強烈建議你在公司嘗試Teambition,Trello,Worktile,或者Tower,提升團隊的協作效率。

              問題


              你的公司在用什么“協同軟件”呢?有什么經驗可以分享,有什么缺點值得吐槽嗎?

              來和我一起過過招吧。

              感謝您花秒閱讀,再花1秒分享,勝過獨自擁有快樂!


              聲明:本五分鐘商學院內容,轉載于【得到】劉潤老師的五分鐘商學院,本作品的版權皆為作品作者所有。只作為內部學習交流使用,但拒絕有商業目的的轉載!

              投稿有驚喜:51504516@qq.com


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